Soorten PMO

Een programma PMO’er is de zogenaamde ‘co-piloot’ van een programmamanager. Hij treedt op als rechterhand en in zijn werkveld ligt de focus continue op het ontlasten van de programmamanager. Hierbij staan drie pijlers centraal: “coördinatie, besturing en communicatie”. De PMO’er bewaakt de voortgang en samenhang tussen projecten en programma’s en beoordeelt deze met een onafhankelijke blik. Op deze manier draagt de PMO’er zorg voor de interne programma organisatie en kan de programmamanager zijn focus leggen op zijn externe omgeving: het stakeholdermanagement. De PMO’er is een initiatiefnemer en komt zelfstandig in actie. Hij signaleert risico’s en issues en zorgt ervoor dat deze opgelost worden. Verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• voortgangsbewaking en rapportage
• governance processen
• communicatie
• financial control
• alignment van business en IT met programma
• risk- en issuemanagement
• resourcemanagement
• changemanagement

Het portfolio is het overkoepelend strategisch orgaan van alle changetrajecten: programma’s en projecten die tezamen werken aan de realisatie van de strategie. Portfolio PMO’ers werken op strategisch niveau bij grote en complexe organisaties. Zij overzien de totale projectenportefeuille en coördineren dit voor de organisatie als geheel. De focus van de PMO’er ligt op het inzichtelijk maken van de business case en hij stuurt hierbij continue op kosten versus baten. Verantwoordelijkheden die hier meer aandacht krijgen zijn:

• benefitmanagement
• professionalisering van projectmanagement
• kwaliteitsmanagement
• vertaling van organisatiedoelstellingen naar prioritering van projecten en programma’s

Agile werken
Binnen veel organisaties wordt steeds meer Agile, in korte iteraties, gewerkt voor zowel IT als business ontwikkelingen. Binnen deze werkwijze is vooraf helder hoeveel geld en hoeveel tijd er voor elke sprint beschikbaar is, de enige variabele is de productie (hoeveel storypunten kan het team aan). Om maximaal resultaat van de Agile werkwijze te hebben is belangrijk om te zorgen voor een zo hoog mogelijke productie. Op overkoepelend niveau is het belangrijk om sterk te sturen op alignment, omdat de teams zeer zelfstandig werken en slechte afstemming een groot risico is.

PMO in Agile omgevingen
In het vergroten van de alignment ligt de grootste toegevoegde waarde van de Agile PMO. De tweede toegevoegde waarde is het ontlasten van de Agile teams in hun niet-primaire taken.

Een Agile PMO is de persoon die overzicht houdt over diverse teams heen en op allerlei niveaus de alignment bewaakt. Doordat er veelal in complexe organisaties gewerkt wordt waar veel Agile teams tegelijkertijd aan een resultaat werken, is afstemming cruciaal. De Agile PMO weet als geen ander informatie op te halen, te analyseren en te adviseren over prioritering aan product owners.

De Agile PMO’er werkt met name op het overkoepelend niveau en kan daarnaast faciliteren bij planningssessies en retrospectives. De toegevoegde waarde van Agile PMO is het mogelijk maken van een fullswing multidisciplinaire agile organisatie die met een uitstekende snelheid de deliverables bereikt.

PMO verantwoordelijkheden binnen een Agile omgeving zijn onder andere:

• totaaloverzicht behouden over diverse features/scrumteams
• verzorgen managementinformatie op overall niveau
• analyseren backlogs van productowners
• advies over voortgang/prioriteiten/risico’s aan product owners
• bewaken afstemming userstories en epics
• ondersteuning bij planning en retrospectives
• faciliteren scrumsessies
• faciliteren in opzet Agile werkomgeving
• wegnemen niet-primaire regel- en administratietaken bij teams

Naast Agile PMO coachen wij ook actief in de agile werkwijze, met een aantal van onze Agile coaches. Zij begeleiden het proces van werken met Agile en coachen teams en de managers. Daarbij begeleiden ze uw organisatie zowel bij de invoering van Agile als bij het invoeren van structuur en on the job coaching.